D³ Workshops

Der typische D³ Transformationsansatz

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Vorbereitung

Der Gestaltungsspielraum wird abgesteckt, alle relevanten Inhalte werden zusammengetragen und erste Lösungsideen werden skizziert.

D³ Workshop

Alle Entscheider, Wissensträger und Multiplikatoren nehmen an dem D³ WS teil. Abgestimmte verbindliche Lösungen, Prioritäten und Entscheidungen sind das Ergebnis.

Umsetzung

Kommunikation und Mobilisierung sowie unmittelbarer Beginn der Umsetzung.

Was ist ein D³ Workshop?

Ein D³ Workshop ist ein zentrales Element in einem Projekt. Er wird eingesetzt, wenn komplexe Lösungen zu gestalten oder Entscheidungen zu fällen sind, wo die Beteiligung einer größeren Anzahl von Teilnehmern erforderlich ist und die Umsetzung abgesichert werden soll.
Die Methode ist sehr interaktiv und beteiligt alle Teilnehmer an der Arbeit. Dennoch ist es kein demokratischer Prozess. Die Verantwortung Entscheidungen zu fällen, verbleibt beim Top-Management.

Dauer

2-3 Tage

Teilnehmer

20 – 100 Teilnehmer (Ausnahmen sind möglich)
Ein D³ WS ist individuell auf die spezifische Projektaufgabe zugeschnitten. Er folgt einem bewährten Prozess, der mit ‚Scan-Focus-Act‘ bezeichnet wird. Dieser Arbeitsprozess wird später noch im Detail beschrieben. Der D³ WS findet in einer kreativen räumlichen Umgebung statt, die speziell für die Arbeit in großen Gruppen geeignet ist.

Welche Ergebnisse bringt ein D³ Workshop?

Einigkeit und Engagement

Ein D³ WS ist ein hochproduktiver Arbeitsprozess, der in Iterationen am Ende nur die tragfähigen Lösungen zur Entscheidung bringt. Der offene Gestaltungspielraum für alle Teilnehmer und eine transparente Diskussion der Zwischenergebnisse führt zu hoher Akzeptanz. Alle sind im Anschluss sehr motiviert, die Ergebnisse selbst umzusetzen.

Zeitersparnis

Alle relevanten Personen (Entscheider, Wissensträger, Multiplikatoren, etc.) kommen für den gesamten Workshop zusammen. Die Komplexität wird von allen verstanden, und kann vor Ort sehr viel schneller aufgelöst werden. Es gibt keine mühsamen sequentiellen Abstimmungszyklen, die unnötig Raum für verdeckte Absichten lassen. Auch die Umsetzung wird deutlich beschleunigt. Wer mitgestaltet hat, setzt auch mit um und wirkt als Botschafter des Wandels. Wesentliche Widerstände werden so abgebaut. Es wird auch gern als ‚Real Time Change Management‘ bezeichnet.

Qualität

Ein D³ WS muss fundiert vorbereitet werden. Das schriftlich verfügbare Wissen zum Thema wird so aufbereitet, dass alle Teilnehmer damit arbeiten können.  Auch die Erfahrung und das implizite Wissen in den Köpfen der ausgewählten Teilnehmer sind die entscheidenden Zutaten für eine hohe Qualität der Ergebnisse.

Investitionssicherheit

Die Anwesenheit von Experten aller relevanten Fachrichtungen (z.B. IT und Fachseite) führt zu robusten Bewertungen von Nutzen und  Aufwänden für Lösungsalternativen. Entscheidungen orientieren sich  an plausiblen Einschätzungen aller Beteiligten und den zur Verfügung stehenden Fakten. Es werden die richtigen begründeten Prioritäten gesetzt.

Welche Projekte sind für unsere Methode besonders geeignet?

Sobald ein Projekt mit deutlichen Veränderungen verbunden ist, bringt die D³ Methodik einen signifikanten Mehrwert. Eine hohe Komplexität des Themas mit vielen inhaltliche Abhängigkeiten und vielfältigen Bedürfnissen unterschiedlicher Interessengruppen, ist ein sicherer Indikator für einen D³ WS. Dabei gibt es kein zwingendes Limit in Bezug auf die Teilnehmerzahl. Die Erfahrung zeigt, dass ein D³ WS im Vergleich zu klassischen Workshops seine Kraft deutlich ab ca. 20 Teilnehmern zu entfalten beginnt. Die höchste Produktivität wird etwa bei 60 – 80 Teilnehmern erreicht.

Abstimmungen auf Vorstandsebene

Abstimmungen im Executive Board/ in kleinen Führungskreisen.

Entwicklung einer Strategie

Zielbild und Strategie-Entwicklung mit Transformation Roadmap.

Harmonisierung von Prozessen

Prozessharmonisierung auf globaler oder regionaler Ebene.

Operating Model für Organisationen

Modell der Zusammenarbeit und Steuerung der Organisation.

Auswahl der richtigen Technologien

Technologieauswahl (z.B. Abstimmung von Fachseite und IT zu digitalen Themen).

Implementierung von Systemen

Systemimplementierung und komplexe Roll-Outs (z.B. auf globaler Ebene).

Multi-Stakeholder Konstellationen

Verschiedene unabhängige Interessengruppen mit einem übergeordneten Ziel.

Post Merger Integrationsprojekte

Harmonisierung von Geschäftsmodellen, Steuerung und Rollen.

Wie funktioniert ein D³ Workshop?

Ein D³ WS dauert je nach Komplexität der Aufgabenstellung und Anzahl der Teilnehmer 2-3 Tage. Das sind für alle Beteiligten sehr intensive Arbeitstage und erfordert die ungeteilte Aufmerksamkeit. Es ist ein Inkubator Konzept.

Voraussetzung für einen erfolgreichen D³ Workshop

  1. Ein genügend großer Gestaltungsspielraum wird gebraucht, der ergebnisoffen ist. Alle Teilnehmer leisten einen Beitrag zur Lösung. Es gibt keine vorgefertigten Antworten. Eine klare Abgrenzung zu bereits gesetzten Entscheidungen ist dabei vollkommen legitim und hilfreich.
  2. Mit einer soliden inhaltlichen Vorbereitung wird das schriftlich verfügbare Wissen zum Thema zusammengetragen.
  3. Mit der Auswahl der richtigen Teilnehmer bringen Entscheider, Experten, Multiplikatoren und Kritiker ihre relevante Erfahrung und neues Wissen ein, das wahrscheinlich bisher nicht schriftlich verfügbar ist.
  4. Alle Teilnehmer arbeiten Vollzeit im Workshop mit. Es gibt weder Beobachter noch Personen, die später kommen oder früher gehen.

Die Umgebung

Praktische Elemente wie z.B. große bewegliche Whiteboards, die gleichzeitig als Raumteiler dienen und je nach Situation schnell und flexibel angepasst werden.

Kreative Elemente, die den Teilnehmern Inspirationen und Perspektivwechsel ermöglichen, um auch in vermeintlich festgefahrenen Situationen auf neue Ideen zu kommen.

Technische Elemente, die das Arbeiten effektiv unterstützen z.B. durch Musik, Video, Medientechnik.

Der Arbeitsprozess

Der Arbeitsprozess folgt einer bewährten Sequenz, die mit ‚Scan-Focus-Act‘ überschrieben wird.

SCAN

Die SCAN-Phase stellt sicher, dass alle Teilnehmer die ganze Komplexität der Aufgabe verstehen. Viel Wissen und Erfahrung ist in verschiedenen Köpfen verteilt. Perspektivwechsel und weitere interaktive Bausteine ermöglichen, dass am Ende für alle ein einheitliches Problemverständnis besteht.

FOCUS

Die FOCUS-Phase muss die präzisierten Probleme lösen. Dieses geschieht iterativ in mehreren Arbeitsrunden und mit wechselnden Teams zu unterschiedlichen Aufgaben. Szenarien werden entwickelt, getestet, verworfen, angepasst, zusammengeführt und schließlich zu konkreten Entscheidungsvorschlägen formuliert.

ACT

Die ACT-Phase beginnt typischerweise mit einer Diskussion in der großen Gruppe. Hier kommt es mehr darauf an, zu erkennen, in wie weit ‚Verstehen‘ und ‚Wollen‘ zusammenpassen. Lösungen werden final bewertet, priorisiert und Entscheidungen werden durch anwesende Top-Manager getroffen. Alle Teilnehmer werden bei der Planung der Umsetzung in die Pflicht genommen.

Das Facilitation Team

Das Facilitation Team unterstützt und führt die Teilnehmer durch den Arbeitsprozess:

Visualisieren von wichtigen Zwischenergebnissen oder besonderen Diskussionen – auch als ‚Scribing‘ bezeichnet.

Bereitstellen der jeweils relevanten Arbeitsmittel pro Team und Aufgabe sowie das Organisieren und Steuern eines reibungslosen Arbeitsflusses.

Dokumentieren der Arbeitsergebnisse, aber auch fotografisches Festhalten der Stimmung, Teamarbeiten und des Workshops insgesamt.

Bei Bedarf wird ein Video erstellt, um die Kommunikation von Ergebnissen auch für Nichtteilnehmer zu erleichtern.

Wie wird die Vorbereitung eines D³ Workshop organisiert?

Das Projekt-Team sammelt das schriftlich verfügbare Wissen (intern und extern) zur anstehenden Aufgabe ein. Gesicherte Daten und belastbare Informationen werden je nach Relevanz in einem ‚Factbook‘ zusammengefasst und an alle Teilnehmer im Vorfeld als Pflichtlektüre verteilt. Alle weiteren relevanten Informationen, die eher einen ‚Ideen-Charakter‘ haben, werden entweder als Input während des Workshops verarbeitet oder stehen als Hintergrundwissen zur Verfügung.

Wichtig ist, dass sich im Vorfeld alle mit dem Thema befassen und im D³ WS alle verfügbaren Informationen  schnell zur Hand sind. Die Entwicklung von Lösungen im D³ WS-Format startet typischerweise nicht mit einem ‚weißen Blatt Papier‘, sondern erste Ideen werden während der Vorbereitung skizziert. Entscheidend ist, dass diese Entwürfe einen Reifegrad erreichen, der zum einen eine kreative Diskussion zur Weiterentwicklung stimuliert und zum anderen genug Freiraum offen lässt, um selbst größere Änderungen noch zuzulassen.

Wie werden die Ergebnisse aus dem D³ Workshop umgesetzt?

Erfolgskritisch ist eine schnelle Kommunikationskaskade zu den Ergebnissen. Den Sponsoren kommt hier eine führende Rolle zu. Die Teilnehmer des D³ WS werden zu Botschaftern des Wandels und übernehmen ebenfalls eine aktive Rolle in der Kommunikation. Deutliche Zeichen, dass die Umsetzung ‚ernst gemeint‘ ist, werden in die Organisation gesendet, wenn ebenfalls schnell die Allokation von Ressourcen gemäß der getroffenen Entscheidungen geschieht. Das Nachhalten von vereinbarten Aktivitäten muss transparent bleiben und regelmäßig kommuniziert werden. Bei allem positiven Spirit ist entscheidend, dass mögliche Verfehlungen nicht ohne Konsequenzen bleiben.

Der Executive D³ Workshop als besonderes Format

Die Executives eines Unternehmens müssen sich intensiv abstimmen und wollen dabei unter sich bleiben. Hier macht ein Executive D³ WS auch in kleinerer Runde Sinn. Eine typische Gruppengröße liegt bei 6-15 Teilnehmern und ein Executive D³ WS dauert meist 1,5 – 2 Tage. Die Methodik ist vergleichbar zum klassischen D³ WS, erfordert jedoch oft mehr Flexibilität im Ablauf. Der Workshop wird meist durch Interviews aller Teilnehmer vorbereitet und relevante Fakten werden sehr verdichtet zusammengestellt.

Häufig werden als Ergebnis strategische Leitplanken sowie Gestaltungsspielräume oder Handlungsfelder erarbeitet und priorisiert. Diese dienen als Input und Rahmen für einen klassischen D³ WS, bei dem im Anschluss mit einer großen Gruppe die Details erarbeitet und verabschiedet werden. Als Zusatznutzen bekommen die Executives eine unmittelbare Erfahrung zur D³ Methodik und wissen bereits, was sie erwartet für den großen D³ WS.